仕事における部下との円滑なコミュニケーション術

仕事において、部下との円滑なコミュニケーションをとれないことに悩んでいる方は多いと思います。

「なぜ、自分の指示通り動いてくれないのか?」、「部下が何を考えているのかわからない」こんな思いをしたことはないでしょうか?

仕事における部下とのコミュニケーションを円滑化し、部下のモチベーションをあげるためのコミュニケーション術について考えていきましょう。

なぜ、部下が指示通り動かないのでしょうか?

原因は、相互の理解が不足しているからです。まず、部下から見て、あなたは完全には理解されていません。部下には、「上司が何を考えているかわからない」、「上司は自分のためを思っているのか」、「任せてくれない、信用されていない」という思いがあります。

次にあなたが部下のことを完全に理解していないからです。あなたは、「部下の悩み事の相談に乗っていますか?」「部下に興味を持ち、話を聞いていますか?」と聞かれたらどう答えますか?

部下との円滑なコミュニケーションをとるためのポイント

仕事の上で、あなたと部下の相互理解を深める円滑なコミュニケーション術のキーワードは、「ありがとう」です。

あなたと部下との関係を縦ではなく、横の関係におくことがポイントです。あなたと部下を縦の関係において、上下の関係で指導・管理するのではなく、あなたが部下の横に位置して、支援することが大事です。つまり、机を挟んで上司と部下が対面するのではなく、机の同じ側に座り、上司が部下と同じ方向を向いて仕事に取り組むことが重要です。

部下の横に位置して、部下を認知し、リスペクトできれば、部下に対して自然と感謝の言葉を口にすることができるはずです。部下に対して「叱る」「褒める」ではなく、「感謝する」ことが重要なのです。部下を下の人と見て指導・管理するのではなく、部下をパートナーと見て支援するという意識が肝要です。

具体的にどうすれば、部下は動くのか

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仕事における部下との円滑なコミュニケーション術には、3つのステップが必要です。まず、準備段階において人間関係を構築し価値観を共有すること、次に実行段階において当事者意識をもたせること、最後に評価段階において結果ではなくプロセスをキチンと見て評価することです。

準備段階=人間関係を構築し、価値観を共有すること

仕事における円滑なコミュニケーション術において、準備段階で部下との人間関係を構築するためには、部下に対して興味を持って、部下のことをよく知ることが重要です。部下の家族の状況、長所と短所、趣味などです。部下のことをよく知ることで部下の立場でものを考えられるようになり、部下と価値観を共有できるようになります。

次にあなたの考え方、方針を伝えます。単に方針の結論だけを伝えるのではなく、結論に至った背景や経緯についても説明します。お互いが相互理解を深め、運命共同体として取り組むことが出来れば、あなたと部下が協力して方針を遂行するという共通意識が醸成されます。

あなたが、部下のことをよく知り、理解すること、部下にあなたの考え方、方針を理解してもらうことにより、相互理解が深まり、円滑なコミュニケーションをとれる関係が構築されます。準備段階では、この素地づくりが重要なポイントになります。

実行段階=当事者意識をもたせる

仕事における円滑なコミュニケーション術において、部下のモチベーションをあげ、潜在能力を最大限引き出すために最も重要なことは、部下に当事者意識をもたせ、自分でやらせて成功体験をフォローすることです。まず、あなたの方針を伝え、部下に役割分担をお願いした場合、方針に従わせるだけでなく、部下に意見を求めます。

この際、必要なことは、部下の主張を引き出し、反映させることです。部下の意見を反映できれば、その時点で部下は、その方針をコミットしたことになり、当事者になります。部下は、自分の意見を反映させた方針に取り組むことにより、方針に対する当事者意識をもち、モチベーションをあげることができます。

評価段階=結果ではなく、プロセスを見る

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仕事における円滑なコミュニケーション術において、部下の評価を行うときに大事なことは、結果ではなく、プロセスを重視することです。正しいプロセスに結果は後からついてくるはずです。一方、正しくないプロセスをふんでもいい結果が出ることがあります。部下の行動を結果で判断するのではなく、プロセスを評価することが重要です。

例えば、野球において、打者が投球をバットの芯でとらえ強い打球を打ってアウトになるケースもあれば、打ち損じたフライがヒットになることもあります。この場合、アウトになった結果を評価するのではなく、強い打球を打ったプロセスを評価すべきです。

評価をした後に重要なことは、評価のフィードバックを行うことです。部下の認識と上司の認識の間でブレが生じていないか確認し、ブレが生じているのであれば、お互いが納得するまで話し合いを行います。評価を通じて、部下が取り組む課題を明確化し、お互いが共通認識をもつことが重要です。

仕事における円滑なコミュニケーション術の効果

部下との円滑なコミュニケーションが図れ、部下のモチベーションがあがると仕事のパフォーマンスがあがり顧客満足度が向上します。また、あなたと部下が相互理解を深め、協力して課題に取り組むことにより、会社という共同体への貢献の喜びが芽生え、仕事に関わる人に伝播していきます。自分の会社内での満足の輪が会社外の仕事関係者にも広がり、顧客満足度が向上する原動力になります。

まとめ

仕事における部下との円滑なコミュニケーション術で一番大事なことは、部下を管理・指導することではなく、支援をすることです。
そのためには、まず、部下のことをよく知るとともにあなたの考え方を理解してもらい、相互理解を深めた人間関係を構築します。次に部下に当事者意識をもたせてモチベーションを向上させます。最後に仕事の評価において、キチンとプロセスを見て適正な評価を行うことが重要です。

寺田孝雄(中小企業診断士)/編集:志師塾「先生ビジネス百科」編集部

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